Σαν ένας πολυάσχολος και πολύτιμος εργαζόμενος, ποτέ δεν θα είναι ο «ιδανικός» χρόνος για να φύγετε διακοπές. Με την κατάλληλη όμως προετοιμασία και την υποστήριξη της ομάδας σας, μπορείτε να κάνετε επιτέλους το διάλειμμα που δικαιούστε.

Οργανωθείτε πριν φύγετε

Από τη στιγμή που αποφασίσατε να φύγετε, μοιραστείτε τις ημερομηνίες με τους συναδέλφους σας, το νωρίτερο δυνατό, ακόμη και πριν κλείσετε τα εισιτήρια και τα ξενοδοχεία σας. Με αυτόν τον τρόπο, βεβαιώνεστε ότι η περίοδος που ζητάτε, εγκρίνεται, συνδυάζεται αρμονικά με την περίοδο που θέλουν και άλλοι συνάδελφοί σας  και δεν δημιουργείτε πρόβλημα στην εταιρεία σας.

Αφού κλείσετε τα εισιτήριά σας, ενημερώστε αμέσως την ομάδα σας, ώστε να ξεκινήσετε να οργανώνετε τη δουλειά και τις προθεσμίες σας, μέχρι τότε. Ένας καλός τρόπος να θυμίζετε στους συναδέλφους σας εύκολα ποια περίοδο λείπετε, είναι να τη σημειώσετε στο κοινό ημερολόγιο σαν μία γρήγορη συνάντηση στις 9 το πρωί.

Μία επίσης καλή ιδέα είναι να κάνετε μία λίστα με τις εκκρεμότητες που πρέπει να ολοκληρωθούν πριν φύγετε.

Σιγουρευτείτε ότι έχετε αφήσει κάποιον ή κάποιαν Back Up

Χρησιμοποιήστε τον χρόνο που σας μένει για να ενημερώσετε επαρκώς τους συναδέλφους σας αλλά και τους εξωτερικούς συνεργάτες σας για τα θέματα που σας αφορούν:

  • Αν χρειαστεί, ζητήστε κάλυψη. Σίγουρα δεν θα θέλατε να ανησυχείτε για μία προθεσμία ή ένα παραδοτέο, όταν είστε σε διακοπές και μπορεί να μην έχετε πρόσβαση στο email σας ή σύνδεση  Wi-Fi.
  • Αν κάποιοι συνάδελφοί σας προσφερθούν να σας καλύψουν, προωθήστε τους ένα αναλυτικό σημείωμα με όλες τις λεπτομέρειες που πρέπει να ξέρουν.
  • Ενημερώστε πελάτες και προμηθευτές σας, με ποιον θα επικοινωνήσουν όσο απουσιάζετε και πότε θα επιστρέψετε.
  • Στην προσωπική σας ζωή σίγουρα έχετε έναν άνθρωπο για να επικοινωνήσει κάποιος, σε περίπτωση επείγοντος περιστατικού. Γιατί να μην έχετε και στη δουλειά; Αν χρειαστεί να επιλυθεί ένα ζήτημα ή παρουσιαστεί μία έκτακτη ανάγκη, όσο λείπετε, με ποιον  μπορεί κάποιος να επικοινωνήσει; Ορίστε έναν προσωρινό αντικαταστάτη σας από την ομάδα σας και ενημερώστε όλους ποιος θα είναι αυτός ή αυτή.
  • Γράψτε και προγραμματίστε να ανεβάσετε σε όλα τα μέσα τα οποία χρησιμοποιείτε, ένα μήνυμα που αναφέρει αναλυτικά ποια περίοδο θα λείπετε, πόσο και αν θα είστε διαθέσιμοι και ποιος μπορεί να σας αναπληρώσει, στην περίπτωση που χρειαστεί άμεση αντιμετώπιση ενός θέματος.

Χρειάζεστε ένα δείγμα “Out Of Office” μηνύματος;  Ορίστε. Εσείς απλώς γεμίζετε τα κενά!

 Σας ευχαριστώ για το email  σας. Θα βρίσκομαι εκτός γραφείου από ΧΧΧ μέχρι ΧΧΧ [με περιορισμένη ή καθόλου πρόσβαση στο email μου. Σε περίπτωση επείγοντος θέματος, παρακαλώ επικοινωνήστε με την/ΧΧΧΧΧΧ  στο [E-mail / Τηλέφωνο] ή θα επικοινωνήσω εγώ μαζί σας την ΧΧΧ

Με εκτίμηση,

[Το όνομα σας, Η ιδιότητά σας]

Προετοιμαστείτε για μία ομαλή επιστροφή

Ένα από τα πράγματα που μας γεμίζει περισσότερο άγχος, με την επιστροφή μας στο γραφείο, είναι το γεμάτο mailbox  και τα άπειρα, αδιάβαστα emails. Προβλέποντας τι σας περιμένει, πριν φύγετε, είναι ένας τρόπος να αντιμετωπίσετε αυτό το εμπόδιο:

  • Δημιουργήστε μία  λίστα με πράγματα που γνωρίζετε ότι πρέπει να γίνουν την πρώτη ημέρα της επιστροφής σας από τις διακοπές και αφήστε την επάνω στο γραφείο σας, στο πιο εμφανές σημείο.
  • Κλείστε συναντήσεις με τους πιο σημαντικούς από τους συναδέλφους σας και με τον άνθρωπο που σας αναπλήρωνε, το απόγευμα της πρώτης ημέρας που επιστρέφετε, ώστε να δείτε τι χάσατε, όσο λείπατε.
  • Κάντε μία λίστα με τα αυτοματοποιημένα μηνύματα και τα προωθητικά е-mails, στα οποία είστε συνδρομητής και φροντίστε μέσω των ρυθμίσεων σας να πηγαίνουν σε ένα διαφορετικό φάκελο, ώστε να μην σας αγχώνει ο όγκος και να ασχοληθείτε πρώτα με τα μηνύματα που απαιτούν τη δική σας απάντηση ή ενέργεια, καθώς και στις εσωτερικές συνομιλίες. Τα άλλα μπορούν να διαβαστούν αργότερα.

Μην αφήσετε το φόβο από τη δουλειά που θα μαζευτεί όσο λείπετε, να σας εμποδίσει να χαρείτε τον προσωπικό χρόνο των διακοπών που έχετε κερδίσει με το σπαθί σας. Με λίγη οργάνωση και προετοιμασία και με τη βοήθεια των συναδέλφων σας, που όλο και κάτι θα διαχειριστούν όσο λείπετε, μπορείτε να τα καταφέρετε!

Δημοσιεύτηκε: 31-07-2018 | Ενημερώθηκε: 31-07-2018