Σίγουρα όλοι μας μπορούμε να σκεφτούμε πολλά παραδείγματα που έχουμε συναντήσει στην καθημερινή μας εργασία, όπου οι διαδικασίες που ακολουθούμε είναι αρκετά πολύπλοκες με αποτέλεσμα και να απαιτούν πολύ χρόνο και κόπο, για να εκτελεστούν, αλλά και να οδηγούν σε λάθη, τα οποία με τη σειρά τους απαιτούν επιπλέον προσπάθεια και χρόνο για να διορθωθούν.

Ένα τέτοιο παράδειγμα είναι οι  γνωστές σε όλους μας συναντήσεις εργασίας, τα meetings, είτε είναι εσωτερικά στον οργανισμό που δουλεύουμε είτε με συνεργάτες, πελάτες, προμηθευτές.

Μία κακή ή άστοχη συνάντηση μπορεί να προκαλέσει αίσθημα χαμηλής εκτίμησης σε κάποιον ή να τον κάνει να αισθάνεται ατελής και χωρίς έμπνευση.

Μία καλή λύση είναι να αποφεύγουμε τις συναντήσεις, αλλά δυστυχώς αυτό δεν γίνεται.

Αυτό όμως που  μπορεί να γίνει είναι να επικεντρωθούμε στο πως θα κάνουμε τις συναντήσεις μας λιγότερες και πιο αποδοτικές. Φαίνεται αδύνατον; Και όμως, αν κάνετε στον εαυτό σας τις ερωτήσεις που θα βρείτε παρακάτω, θα δείτε πόσο εύκολο είναι να γίνει.

Πρώτον: Αναρωτηθείτε αν  πραγματικά  χρειάζεται να κάνετε τη συνάντηση.

Πριν σχεδιάσετε τη συνάντηση, δείτε τα θέματα της ατζέντας και αναρωτηθείτε, αν αυτά μπορούν να λυθούν, χωρίς να χρειάζεται να συναντηθείτε με άλλους. Αν πάλι βλέπετε, κατά τη διάρκεια της συνάντησης, ότι μόνο ένα –δύο άτομα συμμετέχουν και οι άλλοι δεν προσέχουν ή κάνουν κάτι άλλο, την ίδια ώρα, τότε μάλλον δεν αξιοποιείται ο χρόνος του καθενός με τον καλύτερο δυνατό τρόπο. Φροντίστε λοιπόν να πραγματοποιείτε συναντήσεις, στις οποίες ο καθένας να συνεισφέρει εξίσου, στον τομέα του, αλλιώς εκτιμήστε μήπως μπορείτε να λύσετε το θέμα με κάποιον άλλον τρόπο, είτε με πρόσωπο με πρόσωπο συνάντηση είτε τηλεφωνικά.

Δεύτερον: Είναι η ατζέντα που έχετε βάλει ρεαλιστική;

Η αποτελεσματική υλοποίηση της ατζέντας μίας συζήτησης είναι δύσκολη, ειδικά όταν πρέπει να καλυφθούν πολλά θέματα, μέσα σε λίγο χρονικό διάστημα. Ο στόχος από μία συνάντηση είναι να καλυφθούν όλα τα θέματα, να ενθαρρυνθούν οι συμμετέχοντες να κάνουν ερωτήσεις και να λένε την άποψή τους και βέβαια να υπάρξει αρκετός χρόνος για να συνοψίσετε και να αναφερθείτε στα επόμενα βήματα.

Για να το πετύχετε αυτό, είναι καλύτερο, αντί να βιάζεστε να καλύψετε την ατζέντα σας και να δίνετε μάχη με τον χρόνο, να φτιάχνετε μία μικρότερη και περισσότερο ρεαλιστική ατζέντα.

Τρίτον: Μπορούν όλοι να συνεισφέρουν στη συζήτηση;

Σκεφθείτε μία επιτυχημένη συνάντηση στην οποία συμμετείχατε στο παρελθόν και είχατε την ευκαιρία να πείτε την άποψή σας· σίγουρα οι άλλοι συμμετέχοντες θα εκτίμησαν τη συνεισφορά σας. Δεν θέλετε όμως να ενισχύσετε μία κουλτούρα συνάντησης, κατά την οποία μιλάνε οι ίδιοι άνθρωποι, ενώ άλλοι δεν παίρνουν τον λόγο ποτέ. Είναι λοιπόν σημαντικό να βρείτε τρόπους να ενθαρρύνονται όλοι να συμμετάσχουν.

Για να το καταφέρετε, βάλτε στην αρχή της συνάντησης κάποιους κανόνες και σιγουρευτείτε ότι όλοι τους τηρούν. Εμποδίστε αυτούς που θέλουν να διακόπτουν συνεχώς και δώστε θάρρος σε εκείνους που ντρέπονται. Τέλος, δείξτε, με κάθε τρόπο, ότι όλες οι απόψεις είναι καλοδεχούμενες, ακόμη και αν αυτό σημαίνει ότι λέτε ένα απλό «συμφωνώ» ή «ευχαριστώ».

Τέταρτον: Μήπως  ο τρόπος που κάνετε τις συναντήσεις χρειάζεται ανανέωση;

Οι συναντήσεις μπορούν να γίνουν πολύ βαρετές, ειδικά αν γίνονται με τον ίδιο τρόπο ή στην ίδια αίθουσα κάθε φορά. Γίνετε δημιουργικοί! Αντί να κλείνετε την ίδια αίθουσα συσκέψεων λοιπόν, προγραμματίστε μία συνάντηση σε εξωτερικό χώρο, αν είναι ωραία ημέρα ή σε ένα συμπαθητικό κοντινό καφέ.

Αν η συνάντησή σας έχει στόχο να προκαλέσει τη δημιουργικότητα εκείνων που συμμετέχουν, ξεκινήστε το με μία ενέργεια που θα σπάσει τον πάγο και θα βοηθήσει την ομάδα σας  να χαλαρώσει και να ανταλλάξει ιδέες πιο ελεύθερα.

Έχετε μεγαλύτερη εξουσία στον χρόνο σας από αυτή που νομίζετε. Επικεντρωθείτε σε συναντήσεις ποιότητας με τους συναδέλφους σας, οι οποίες θα απλοποιήσουν την εργασιακή ζωή σας, θα ενισχύσουν την παραγωγικότητά σας και θα σας κάνουν περισσότερο ευτυχισμένους με τη δουλειά σας!